Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczanie kilometrówki jest obowiązkiem przedsiębiorców korzystających z prywatnych samochodów osobowych (motocykli, motorowerów) nie stanowiących składników majątku firmy do celów służbowych. Zwrot kosztów w postaci kilometrówki przysługuje też pracownikom korzystającym za zgodą pracodawców z prywatnych aut osobowych (motocykli, motorowerów) do celów służbowych.

W jednym i w drugim przypadku koniecznie jest sporządzanie miesięcznych podsumowań. Pomocne okazują się tutaj specjalne druki. Druk jest podzielony na kilka rubryk. Znajdują się na nim pozycje: numery kolejnych wpisów, data wyjazdu, opis trasy (skąd i dokąd), cel wyjazdu, ilość przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, wartość (iloczyn ilości kilometrów i stawki za 1 km), podpis pracodawcy i uwagi. Podane nazwy rubryk są przykładowe. Dodatkowo na druku podać trzeba oznaczenie przedsiębiorcy; nazwisko, imię i adres korzystającego z pojazdu, miesiąc podsumowania (np. kwiecień 2013), numer rejestracyjny pojazdu i skokową pojemność silnika pojazdu.