Wielu pracowników za zgodą przełożonych wykorzystuje swe prywatne samochody osobowe (motorowery, motocykle) do celów służbowych. Z tego tytułu przysługuje im zwrot kosztów w postaci kilometrówki. Wyliczana jest ona poprzez przemnożenie ilości przejechanych służbowo kilometrów przez wysokość stawki za 1 km przebiegu.

Dokonanie wyliczeń można sobie ułatwić dzięki specjalnym kalkulatorom dostępnym w Internecie za darmo. Zasady ich funkcjonowania są proste. Kalkulator przypomina formularz, gdzie w poszczególnych rubrykach muszą się znaleźć odpowiednie dane. W jednej z nich należy wpisać liczbę przejechanych w celach służbowych kilometrów. Jako, że stawka za 1 km przebiegu jest uzależniona od pojemności skokowej silnika pojazdu, należy wybrać z dostępnej listy pożądany rodzaj pojazdu. Stawka za 1 km przebiegu ustawia się automatycznie. Gdy we wszystkich rubrykach są podane potrzebne wartości, należy kliknąć „oblicz”. W wynikach pokazują się informacje o sposobie rozliczania, rodzaju pojazdu, stawce za 1 km przebiegu i ilości przejechanych kilometrów oraz kwota do zwrotu