Każdy przedsiębiorca, który na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wykorzystuje samochód osobowy nie będący składnikiem majątku firmy jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a także do rozliczania tzw. kilometrówki. Jest ona iloczynem stawki za 1 km przebiegu pojazdu oraz liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych. Rozliczać się z tego tytułu mogą również i pracownicy, którzy do celów służbowych korzystają ze swoich prywatnych aut osobowych, motocykli bądź motorowerów.

Aktualne stawki

Wprowadzenie kilometrówki miało w zamyśle ustawodawcy ograniczenie nadużyć dotyczących wykorzystywania prywatnych pojazdów na służbowe cele. Od 2007 r. obowiązują wciąż te same stawki kilometrówki, chociaż przedsiębiorcy oczekują podwyżek w tym zakresie – byłyby one jak najbardziej uzasadnione zważywszy na fakt, iż koszty utrzymania samochodów systematycznie rosną, co ma związek głównie z drożejącym paliwem. Tak więc obowiązujące aktualnie stawki kształtują się na następującym poziomie: 0,5214 zł/1 km dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika nie przekraczającej 900 cm3, 0,8358 zł/1 km dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3, 0,2302 zł/1 km dla motocykli i 0,1382 zł/1 km dla motorowerów.

Rozliczanie wydatków

Wydatki poniesione przez podatnika na dany samochód muszą być starannie udokumentowane rachunkami bądź fakturami. Na ich podstawie są sporządzane miesięczne zestawienia. Jeżeli faktycznie poniesione wydatki zostaną w odpowiedni sposób udokumentowane, można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Nieco inaczej sprawa się przedstawia w sytuacji, gdy to pracownik wykorzystuje prywatny pojazd do odbywania służbowych podróży. Zgodę na to musi wyrazić pracodawca. Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów jest wypłacany w formie kilometrówki (suma ta zatem nie musi wcale być adekwatna do faktycznie poniesionych wydatków) – z tego tytułu nie trzeba odprowadzać podatku dochodowego. Pracownik nie musi też przedkładać pracodawcy dokumentów, które potwierdzają faktycznie poniesione wydatki na powyższy cel.