Każdy podatnik, który na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wykorzystuje samochody osobowe (motocykle, motorowery) nie należące do środków trwałych firmy zobowiązany jest po pierwsze – do rozliczania kilometrówki, a po drugie – do prowadzenia ewidencji kosztów pojazdu.

Na czym polega ewidencja kosztów pojazdu?

Ewidencjonowanie kosztów pojazdu polega na dokumentowaniu wydatków związanych z eksploatacją pojazdu i uwzględnianiu ich w comiesięcznym podsumowaniu. Jest to niezbędne z tego przed wszystkim powodu, że wydatki te można zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodu. Obowiązują jednak w tym zakresie pewne ograniczenia, ponieważ wydatki poniesione na powyższe cele do kosztów uzyskania przychodu włączyć można tylko do wysokości kwoty będącej iloczynem stawki za 1 km przebiegu i liczby kilometrów faktycznego przebiegu – czyli tzw. kilometrówki. Do sporządzania ewidencji potrzebne są rachunki oraz faktury. Nie ma co prawda odgórnie narzuconego przepisami wzoru ewidencji, lecz pewne dane muszą się w niej znaleźć: numer wpisu, numer dokumentu, data zakupu, rodzaj wydatku oraz jego wartość, a także oznaczenie podatnika, rodzaj pojazdu (pojemność skokowa silnika) i jego numer rejestracyjny.

Jak rozliczać wydatki?

Należy wspomnieć o wydatkach jakie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Są to m. in. wydatki na kupno paliwa, olejów, części (bądź materiałów) niezbędnych przy naprawie pojazdu, opłaty za naprawy oraz za serwis. Poszczególne wydatki trzeba rozliczać w odpowiedni sposób. Przy zakupie paliw, gazu i olejów napędowych należy mieć na względzie kwotę brutto figurującą na fakturze, zaś przy zakupie części (bądź materiałów) do naprawy pojazdu, olejów silnikowych oraz opłat za serwis – kwotę netto. Prowadzenie ewidencji pozwala na ustalenie wartości limitu, w ramach którego opisywane tutaj wydatki wliczane są w koszty uzyskania przychodu. Ewidencję należy prowadzić na bieżąco. Jej brak uniemożliwia uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodu wydatków na eksploatację auta osobowego (motocykla, motoroweru) nie stanowiącego środka trwałego.